Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce może wymagać uzyskania zezwolenia na pracę, ale w określonych przypadkach możliwe jest skorzystanie z uproszczonej procedury oświadczeniowej. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pozwala na legalne powierzenie pracy bez uzyskiwania zezwolenia na pracę, jeżeli cudzoziemiec spełnia warunki określone w przepisach, a oświadczenie zostanie wpisane do ewidencji przez właściwego starostę.

Od 1 czerwca 2025 r. podstawą prawną procedury jest ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa zastąpiła w tym zakresie wcześniejsze regulacje zawarte w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy dotyczące procedury oświadczeniowej zostały następnie zmienione m.in. od 1 grudnia 2025 r. oraz w 2026 r. Dlatego przy zatrudnianiu cudzoziemca warto każdorazowo sprawdzić, czy wybrana procedura jest właściwa dla konkretnej osoby i planowanego rodzaju pracy.

Od 1 grudnia 2025 r. oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi może dotyczyć obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii oraz Ukrainy. Gruzja nie znajduje się już na liście państw objętych procedurą oświadczeniową.

Obywatel Gruzji, któremu oświadczenie zostało wpisane do ewidencji przed 1 grudnia 2025 r., może jednak kontynuować pracę na warunkach określonych w tym oświadczeniu aż do upływu okresu jego ważności. Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed 1 grudnia 2025 r. stosuje się przepisy przejściowe.

Samo obywatelstwo nie wystarcza jednak do legalnego rozpoczęcia pracy. Cudzoziemiec musi również posiadać odpowiednią podstawę pobytu, która pozwala mu wykonywać pracę w Polsce. Oświadczenie legalizuje pracę, ale nie zastępuje dokumentu pobytowego.

Oświadczenie może obejmować okres wykonywania pracy nie dłuższy niż 24 miesiące. Planowany termin rozpoczęcia pracy powinien przypadać nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia.

Nie oznacza to jednak, że po zakończeniu jednego oświadczenia trzeba zachować obowiązkową przerwę przed złożeniem kolejnego. Obecnie nie ma wymogu zachowywania takiej przerwy. Ten sam pracodawca może więc złożyć kolejne oświadczenie dla tego samego cudzoziemca, jeżeli nadal są spełnione ustawowe warunki procedury.

Oświadczenie może dotyczyć pracy wykonywanej na terytorium Polski, która nie ma charakteru pracy sezonowej i nie jest oddelegowaniem cudzoziemca do pracy w Polsce.

Procedura oświadczeniowa nie służy do legalizacji pracy sezonowej. Jeżeli planowane zatrudnienie ma charakter sezonowy w rozumieniu przepisów, należy zastosować procedurę dotyczącą zezwolenia na pracę sezonową.

Dla określonych obywateli przewidziano przy tym szczególne rozwiązania dotyczące zezwoleń na pracę sezonową, jednak jest to odrębna procedura i nie należy jej utożsamiać z oświadczeniem o powierzeniu pracy.

W przypadku obywateli Ukrainy konieczne jest zweryfikowanie nie tylko obywatelstwa, ale również podstawy ich pobytu w Polsce.

Obywatel Ukrainy korzystający z ochrony czasowej może podjąć legalną pracę na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, a nie na podstawie oświadczenia. Dotyczy to osób objętych szczególnymi zasadami legalizacji pobytu w związku z wojną w Ukrainie.

Oświadczenie może natomiast dotyczyć obywatela Ukrainy, który podlega procedurze oświadczeniowej i posiada odpowiednią podstawę pobytu pozwalającą na wykonywanie pracy. Dlatego przed rozpoczęciem procedury należy sprawdzić indywidualną sytuację pobytową pracownika.

Oznacza to, że przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy nie należy automatycznie zakładać, że właściwym dokumentem będzie oświadczenie. Najpierw trzeba ustalić, na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce i czy nie korzysta z rozwiązania przewidzianego dla osób objętych ochroną czasową.

Oświadczenie składa polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi. Procedura jest prowadzona elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Wnioski składane w inny sposób są pozostawiane bez rozpoznania.

Oświadczenie kierowane jest do właściwego starosty. Właściwość urzędu zależy między innymi od siedziby lub miejsca stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę. W przypadku niektórych podmiotów znaczenie ma również stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce.

Dokument elektroniczny należy podpisać w sposób wymagany przez system, m.in. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Od 1 czerwca 2026 r. system pozwala również na podpisanie oświadczenia i określonych dokumentów przez więcej niż jedną osobę, jeżeli wynika to z zasad reprezentacji podmiotu.

Od 1 grudnia 2025 r. opłata za złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wynosi 400 zł. Wcześniej opłata wynosiła 100 zł.

Opłatę należy uiścić w związku ze złożeniem oświadczenia, a potwierdzenie jej dokonania dołącza się do dokumentacji wymaganej w procedurze.

Termin rozpatrzenia sprawy zależy od jej charakteru:

• w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego termin wynosi 7 dni roboczych;
• w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego termin wynosi 30 dni;
• w sprawach szczególnie skomplikowanych termin wynosi 2 miesiące.

Terminy te należy traktować jako ustawowe terminy załatwienia sprawy w zależności od jej charakteru, a nie jako gwarantowany czas uzyskania wpisu w każdej sytuacji.

Samo złożenie oświadczenia nie uprawnia jeszcze do rozpoczęcia pracy. Praca na podstawie procedury oświadczeniowej jest możliwa po dokonaniu wpisu oświadczenia do ewidencji i przy spełnieniu pozostałych warunków legalnego zatrudnienia.

Zakres wymaganych dokumentów zależy od sytuacji pracodawcy i cudzoziemca. Do podstawowych elementów procedury należą przede wszystkim:

• dokument dotyczący tożsamości cudzoziemca, w szczególności cyfrowe odwzorowanie wymaganych stron ważnego dokumentu podróży;
• potwierdzenie uiszczenia opłaty;
• wymagane oświadczenia dotyczące podmiotu powierzającego pracę;
• pełnomocnictwo, jeżeli w sprawie działa pełnomocnik;
• dodatkowe dokumenty wymagane w szczególnych przypadkach.

Jeżeli cudzoziemiec ma wykonywać zawód regulowany, należy również przedstawić dokumenty potwierdzające spełnianie wymaganych kwalifikacji i innych warunków wykonywania tego zawodu w Polsce. W przypadku pracy tymczasowej mogą być wymagane dodatkowe dokumenty dotyczące pracodawcy użytkownika.

Od 1 czerwca 2026 r. część informacji dotyczących m.in. karalności oraz posiadania przez podmiot środków lub źródeł dochodu jest składana w ramach formularza elektronicznego, dlatego aktualny zakres załączników należy każdorazowo sprawdzić przy wypełnianiu formularza na portalu praca.gov.pl.

Oświadczenie powinno odpowiadać rzeczywistym warunkom planowanego zatrudnienia. Pracodawca musi uwzględnić w umowie warunki określone w oświadczeniu albo zmiany, które zgodnie z przepisami nie wymagają uzyskania nowego oświadczenia.

Istotne znaczenie ma również wynagrodzenie. Nie może ono być niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Muszą być również przestrzegane przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej.

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto miesięcznie, natomiast minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto.

Wpisanie oświadczenia do ewidencji oznacza, że pracodawca musi dopełnić kolejnych obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca.

Przede wszystkim należy:

• zawrzeć z cudzoziemcem umowę odpowiadającą warunkom wskazanym w oświadczeniu;
• przekazać cudzoziemcowi umowę przed jej podpisaniem w języku dla niego zrozumiałym;
• przekazać właściwemu urzędowi pracy kopię zawartej umowy przed powierzeniem pracy, zgodnie z obowiązującą procedurą elektroniczną;
• zapewnić warunki zatrudnienia zgodne z oświadczeniem i obowiązującymi przepisami;
• przestrzegać obowiązków pracodawcy wynikających z prawa pracy i przepisów dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom.

Pracodawca powinien również przechowywać dokumenty związane z legalnością pobytu i zatrudnienia cudzoziemca przez okres wymagany przepisami.

Po wpisaniu oświadczenia do ewidencji pracodawca ma obowiązek poinformować starostę, który dokonał wpisu, o faktycznym przebiegu zatrudnienia. Informację o podjęciu pracy przez cudzoziemca należy przekazać w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie podejmie pracy, należy poinformować urząd w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w ewidencji.

Obowiązek dotyczy również sytuacji, w której cudzoziemiec ostatecznie nie podejmie pracy albo zakończy ją przed terminem określonym w oświadczeniu. Informacje te przekazuje się za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego. Niedopełnienie obowiązków związanych z powiadomieniem może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy i konsekwencji związanych z ważnością oświadczenia.

Nie każda zmiana warunków zatrudnienia wymaga uzyskania nowego oświadczenia.

Zgodnie z aktualnymi informacjami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nowego oświadczenia nie trzeba uzyskiwać m.in. w przypadku niektórych zmian dotyczących pracodawcy, przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, zwiększenia wymiaru czasu pracy do pełnego etatu czy zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków.

Istotna jest również zmiana rodzaju umowy. Zmiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę nie wymaga nowego oświadczenia wyłącznie z powodu zmiany podstawy zatrudnienia, pod warunkiem zachowania pozostałych wymogów dotyczących legalności pracy.

Nie oznacza to jednak, że każdą zmianę warunków zatrudnienia można wprowadzić bez sprawdzenia dokumentu legalizującego pracę. Jeżeli zmiana wykracza poza sytuacje przewidziane w przepisach, może być konieczne uzyskanie nowego oświadczenia albo zastosowanie innej procedury.

Nie. Oświadczenie dotyczy legalizacji pracy, a nie pobytu.

Cudzoziemiec musi posiadać tytuł pobytowy, który uprawnia go do przebywania w Polsce oraz wykonywania pracy w danym przypadku. Samo wpisanie oświadczenia do ewidencji nie zastępuje wizy, zezwolenia na pobyt ani innego dokumentu uprawniającego do legalnego pobytu i pracy.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca powinien więc zweryfikować zarówno dokument dotyczący legalności pobytu, jak i podstawę legalnego wykonywania pracy.

Starosta nie ma obowiązku wpisania każdego złożonego oświadczenia do ewidencji. Odmowa może nastąpić w przypadkach określonych w ustawie, m.in. gdy nie są spełnione wymagania dotyczące procedury albo występują ustawowe przesłanki odmowy.

W przypadku odmowy wydawana jest decyzja administracyjna. Od decyzji można wnieść środek zaskarżenia do ministra właściwego do spraw pracy. Aktualne przepisy przewidują również elektroniczny sposób składania środka zaskarżenia za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego.

W przypadku otrzymania odmowy warto przeanalizować jej podstawę przed podjęciem kolejnych działań. W zależności od przyczyny możliwe może być uzupełnienie dokumentacji, ponowne złożenie oświadczenia albo zastosowanie innej podstawy legalizacji pracy cudzoziemców.

Procedura oświadczeniowa jest prostsza niż uzyskanie zezwolenia na pracę w Polsce, ale nadal wymaga prawidłowego ustalenia podstawy zatrudnienia, przygotowania dokumentów i przestrzegania obowiązków po wpisaniu oświadczenia do ewidencji. Nasza kancelaria pomaga pracodawcom w legalnym powierzaniu pracy cudzoziemcom, w tym w weryfikacji możliwości zastosowania procedury oświadczeniowej, przygotowaniu dokumentów oraz obsłudze postępowania przed właściwym urzędem pracy.

Możemy pomóc również w sytuacjach, gdy pojawiają się wątpliwości dotyczące podstawy pobytu cudzoziemca, rodzaju umowy, zmiany warunków zatrudnienia, obowiązków pracodawcy albo odmowy wpisania oświadczenia do ewidencji. Naszą specjalizacją jest pomoc w legalizacji pobytu i kompleksowa obsługa cudzoziemców. Konsultacje mogą odbywać się również online, bez konieczności osobistej wizyty w kancelarii.

W ramach pomocy prawnej zajmujemy się także sprawami dotyczącymi:

• obywatelstwa polskiego;
• kontroli legalności zatrudnienia;
• legalizacji pobytu i pracy;
• pełnomocnictwa do reprezentowania cudzoziemca;
• zezwoleń na pobyt czasowy i stały.

Planując zatrudnienie cudzoziemca, warto sprawdzić właściwą podstawę legalizacji pracy jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. Pozwala to uniknąć błędów formalnych i ograniczyć ryzyko problemów związanych z nielegalnym powierzeniem pracy.